Referat af ordinær generalforsamling 26. marts 2015

Referat af ordinær generalforsamling i Ejerforeningen Lyngbo,

der afholdtes i Store sal, ved siden af biblioteket, i administrationscentret, det tidligere Birkerød Rådhus, torsdag, den 26. marts 2015, kl. 19.00

Dagsorden til generalforsamlingen er, i henhold til vedtægterne, som følger:

  1. Valg af dirigent.
  1. Bestyrelsens beretning samt godkendelse af regnskab 2014. Beretning og regnskab er vedlagt.

 Godkendelse Budget 2015. Budget 2015 er vedlagt.

4A.                Der er ingen forslag fra bestyrelsen                 

4B.                Der er indkommet mundtligt forslag fra altanudvalget om afholdelse af ekstraordinær generalforsamling. Der vil blive redegjort nærmere for forslaget på generalforsamlingen.

  1. Valg af bestyrelse samt suppleanter. På valg er 2 bestyrelsesmedlemmer for en periode af 2 år, Charlotte Ruberg og Pia Frost Jensen. Bestyrelsen indstiller Charlotte Ruberg og Pia Frost Jensen til genvalg. Kristian Madsen har valgt at trække sig, midt i valgperioden, hvorfor der skal vælges et nyt bestyrelsesmedlem for et år.

            Der skal vælges en suppleant for henholdsvis 1 år og 2 år. Suppleanterne indtræder ved vakance i bestyrelsen for de bestyrelsesmedlemmer for hvis periode de er valgt. Bestyrelsen indstiller til genvalg Flemming Kirsbye, Lyngborghave 10, 1., th. for en valgperiode på 2 år.

  1. Valg af revisor. Bestyrelsen indstiller genvalg af revisionsselskabet Albjerg.
  1. Eventuelt

Ad pkt. 1     Valg af dirigent:

Formanden for bestyrelsen i ejerforeningen Lyngbo, Charlotte Rubjerg bød velkommen til generalforsamlingen og foreslog ejerforeningens administrator, advokat Poul Bach valgt som dirigent. Administrator blev herefter valgt som dirigent, og konstaterede med de fremmødtes samtykke, at den ordinære generalforsamling i Ejerforeningen Lyngbo var lovlig indvarslet den 19. marts 2015

Tilstede var 31 stemmeberettigede medlemmer heraf 1 ved fuldmagt.

Dagsordenen blev herefter godkendt.

Ad pkt. 2     Bestyrelsens beretning samt godkendelse af regnskab 2014:

Bestyrelsens beretning var vedlagt indkaldelse til generalforsamlingen og formanden forelagde den for de fremmødte.

Jørgen Beck Bang, Kåre Madsen og Morten Densam ønskede ordet til beretningen, og takkede henholdsvis bestyrelsen for parkeringsafmærkning ved nr. 58-60, opfordrede til at der ikke parkeres på vejen om aftenen, men at alle benytter vores parkeringspladser, samt opfordrede til, at der etableres hyggekroge med planter, der hvor berberris er fjernes og der er sået græs.

Herefter blev beretningen enstemmigt vedtaget.

Ejerforeningens revisor, der var repræsenteret ved Statsautoriseret Revisor Lars Rasmussen, gennemgik herefter årsregnskabet 2014. Der var spørgsmål til udgift punkterne om retssag, øget fælles el forbrug og den store udgift til blikkenslager i regnskabet. Revisor, bestyrelse og administrator besvarede spørgsmålene, og Charlotte lovede på bestyrelsens vegne, at der vil blive taget initiativ til en gennemgang af el i fællesområder. Regnskabet blev herefter enstemmigt vedtaget

Ad pkt. 3     Budget 2015:

Det af bestyrelsen foreslåede budget – fremsendt med indkaldelsen – blev gennemgået af administrator.

3 medlemmer ønskede ordet til punktet og bestyrelsens forslag til budget blev herefter enstemmigt vedtaget. Forinden lovede administrator, at der vil blive lavet ekstra kolonne med sidste års budget til næste års generalforsamling.

Fællesbidrag i henhold til det vedtagne budget bliver herefter i perioden 1. maj 2014 til 30. april 2015:

Fordelingstal 0,54 kr. 1.698,59 pr. måned pr. lejlighed

Fordelingstal 0,58 kr. 1.838,88 pr. måned pr. lejlighed

Fordelingstal 0,65 kr. 2.053,72 pr. måned pr. lejlighed

Varmebidrag i henhold til det vedtagne budget bliver herefter i perioden 1. juni 2014 til 31. maj 2015:

Fordelingstal 0,54 kr. 400,41 pr. måned pr. lejlighed

Fordelingstal 0,58 kr. 433,49 pr. måned pr. lejlighed

Fordelingstal 0,65 kr. 484,13 pr. måned pr. lejlighed

I alt varme- og fællesbidrag 131 0,54 2.099,00
Pr. måned fra 1. juni 2014 40 0,5846 2.272,36
8 0,6529 2.537,85

Ad pkt. 4A 

Der var ingen forslag fra bestyrelsen.

Ad pkt. 4 B

Niels Fernstrøm redegjorde for status på altanundersøgelser, og altanudvalgets ønske om at afholde ekstraordinær generalforsamling. Der har været kontakt til Rudersdal Kommune og naboforening er forespurgt om deres erfaringer med alterner. Der har været kontakt til fem entreprenører om design, ophængsmetoder, pris med videre, og til ingeniør med statiske beregninger. Prisen for en altan vil formentlig beløbe sig til mellem kr. 100.000 til 120.000 med afvanding fra altanen. Der er fortsat en del udeståender, så derfor skal der foretages yderligere undersøgelser, så der kan meldes en samlet pris ud på altan, udtagning af vindue, i sætning af ny dobbeltdør og vindue, men prisen vil være eksklusive nedtagning og opsætning af ny radiator. Tidshorisonten er med forventet opstart i foråret 2016. Det er derfor altanudvalget gerne vil have afholdt ekstraordinære generalforsamlinger med henblik på vedtagelse af etablering af altaner, da der ikke foreligger et færdigt forslag.

Der var mange spørgsmål til projektet som alle blev besvaret af Niels fernstrøm:

Kan man efterfølgende få en altan opsat om nogle år, hvis man ikke er med i første omgang? Ja, men prisen vil måske stige til ca. 200.000 kr., da byggeplads etablering er dyr.

Hvor store er altanerne? 3,2 meter i længde og 1,5 meter brede.

Kan der etableres altaner, hvor der er sat pladeafskærmning op? Ja, for den løsning der arbejdes med for opsætning og befæstning af altanerne er i betondækkene.

Kan der laves altaner der er L-formede, for dem der bor i hjørnelejligheder? Det vil formentlig kunne lade sig gøre, men det vil blive dyrere og det er mere kompliceret, og endelig afhænger det af Ejerforeningens endelige beslutning om etablering af altaner.

Kan stuelejligheder få haver og er der arbejdet med mulighed herfor? Nej, det er ikke undersøgt, da det ikke har været en del af opgaven.

Hvilke ejerforeninger er der talt med om erfaringer? Der er talt med Bregnerødvej, men ikke Birkerød Parkvej.

Hvordan er prisen fastsat, og der er en plan for hvor mange der skal have altaner? Prisen er beregnet ud fra, at 60 ejere får etableret altaner. Men der er også givet priser på etablering af færre altaner, og at en opgang kan nøjes med én altan.

Hvad med regler for brug af altaner? Der er arbejdet med og lavet et udkast til regler for brug af altaner, men disse skal indarbejdes i husordenen

Hvordan finansieres altanerne? Med hensyn til finansiering er det op til den enkelte ejerlejlighedsejer selv, at stå for finansiering af investeringen.

Mister underlejligheder lysindfald fra en altan ovenover? Som udgangspunkt nej, i forhold til de altantyper der arbejdes med.

Vil udskiftning af radiatorer have indflydelse på varmesystemet og varmeudgiften? Nej, der vil være lukket for varmen til radiatorerne, mens de bliver proppet af, men ellers vil det ikke have indflydelse.

Hvad sker der med garantien på de isolerede felter? Garantien på isolering der bliver skåret i, for at gøre plads til dobbeltdør, vil bortfalde.

Vil der blive holdt yderligere orienteringsmøder? Ja, altanudvalget vil holde informationsmøder forud for eventuel ekstraordinær generalforsamling.

Hvordan er afstemningsproceduren for vedtagelse af etablering af altaner? Det er vedtægternes § 3, stk. 4 og 5 der fastlægger afstemningsreglerne.

Forsamlingen takkede Niels Fernstrøm for indlægget ved klapsalver, og vedtog med 26 stemmer for og 2 imod, at altanudvalget kan indkalde til ekstraordinære generalforsamlinger.

Ad 5. Valg af bestyrelse samt suppleanter.

På valg var 2 bestyrelsesmedlemmer Charlotte Ruberg og Pia Frost Jensen for en periode af 2 år, Begge blev genvalgt uden modkandidater.

Kristian Madsen har valgt at trække sig, midt i valgperioden, hvorfor der skullel vælges et nyt bestyrelsesmedlem for et år. Jørgen Beck Bang og Niels Fernstrøm blev foreslået som kandidater.

Generalforsamlingen valgte Per ”Brugs” Hansen, Per Baron Brekke og Poul Bach som stemmetællere.

Der blev afgivet i alt 30 skriftlige stemmer, hvoraf Jørgen Beck Bang fik 7 stemmer og Niels Fernstrøm 23 stemmer. Valgt til bestyrelsen for et år var herefter Niels Fernstrøm.

Der skulle vælges en suppleant for henholdsvis 1 år og 2 år. Suppleanterne indtræder ved vakance i bestyrelsen for de bestyrelsesmedlemmer for hvis periode de er valgt.

Flemming Kirsbye blev uden modkandidater valgt som suppleant til bestyrelsen for en valgperiode på 2 år. Jørgen Beck Bank blev uden modkandidater valgt som suppleant til bestyrelsen for en valgperiode på 1 år.

Bestyrelsen består herefter af Charlotte Ruberg, Pia Frost Jensen, Inger Lindskrone, Dorthe Petersen og

Niels Fernstrøm, med Flemming Kirsby og Jørgen Beck Bang som suppleanter.

Ad 6. Valg af revisor.

Som Ejerforeningens revisor genvalgtes revisionsselskabet Albjerg.

Ad 7. Eventuelt.

Ingen ønskede ordet til punktet og dirigenten takkede for god ro og orden og formanden takkede for en god generalforsamling, og ønskede de fremmødte en fortsat god aften.

Den 9. april 2015

Poul Bach

Dirigent og referent