Referat af ordinær generalforsamling 22. marts 2018

Referat af ordinær generalforsamling i Ejerforeningen Lyngbo

der afholdtes på Birkerød Skole, Birkerød Parkvej 12, 3460 Birkerød torsdag den 22. marts 2018, kl. 19.00

 

Dagsorden til generalforsamlingen er, i henhold til vedtægterne, som følger:

  1. Valg af dirigent.
  2. Bestyrelsens beretning samt godkendelse af regnskab 2017. Regnskab er vedlagt.
  3. Godkendelse budget 2018. Budget 2018 er vedlagt.
  4. A.     Forslag fra bestyrelsen om vedtægtsændring er vedlagt.
    B.     Forslag fra Jørgen Schiønning, nr. 14, 1. th. er vedlagt.
  5. Valg af bestyrelse samt suppleanter. På valg er 3 bestyrelsesmedlemmer for en periode af 2 år, bestyrelsen indstiller til genvalg: Niels Fernstrøm, In- ger Lindskrone og Jørgen Beck-Bang.
    Der skal vælges en suppleant for 2 år. Suppleanterne indtræder ved vakance i bestyrelsen for de bestyrelsesmedlemmer for hvis periode de er valgt.
    Bestyrelsen indstiller Flemming Kirsby til genvalg.
  6. Valg af revisor. Bestyrelsen indstiller genvalg af Godkendt Revisor Michael Harboe, Harboe Consult ApS, Grønningen 17, st., København K.
  7. Nyt fra altanudvalget
  8. Eventuelt

 

Ad pkt. 1    Valg af dirigent:

Formanden for bestyrelsen i ejerforeningen Lyngbo, Niels Fernstrøm, bød velkommen til generalforsamlingen og foreslog ejerforeningens administrator, advokat Poul Bach valgt som dirigent. Administrator blev herefter valgt som dirigent, og konstaterede med de fremmødtes samtykke, at den ordinære generalforsamling i Ejerforeningen Lyngbo var lovlig indvarslet med dagsorden dateret den 12. marts 2017 og uddelt den 14. marts 2018 i Lyngbo og mailet samme dato til de ejere, der har udlejet ejerlejligheder.

Dirigenten oplæste dagsordenen for mødet, med den ændring, at ”Nyt fra altanudvalget” blev nyt punkt 7 på dagsordenen, og oprindeligt punkt 6 og 7 blev ændret til punkt 5 og 6.

Dagsordenen blev herefter godkendt.

Tilstede ved generalforsamlingen var (ved afstemning om punkt 2, 88 stemmeberettigede medlemmer heraf 36 ved fuldmagt). Tilstede ved øvrige afstemninger var 89 stemmeberettigede medlemmer heraf 36 ved fuldmagt.

63  medlemmer med fordelingstal 0,5400
22 medlemmer med fordelingstal 0,5846
og 4 medlemmer med fordelingstal 0,6529

 

Ad pkt. 2    Bestyrelsens beretning samt godkendelse af regnskab 2017:

Bestyrelsens beretning blev forelagt af formanden og skriftlig beretning vedlægges referatet.

Herefter blev beretningen vedtaget med 86 stemmer for og 2 der undlod at stemme.

Ejerforeningens Revisor Michael Harboe, gennemgik herefter levende, grundigt og humoristisk årsregnskabet 2017.

Følgende spørgsmål blev rejst og debatteret under formandens beretning og gennemgang af årsregnskabet:

Spørgsmål vedrørende fjernelse af alle effekter i opgange og kælderhalse; placering af foreningens penge i forskellige pengeinstitutter, så der bliver en større spredning af risiko; foreningens indestående i Danske Bank ved årsskiftet 2016 og 2017; pengeflow i banker og i skiftende indeståender; foreningens forbrug af midler, herunder udgifterne til viceværter.

Regnskab for 2017 blev vedtaget med 86 stemmer for og 2 stemmer imod.

 

Ad pkt. 3 Budget 2017:

Det af bestyrelsen foreslåede budget – fremsendt med indkaldelsen – blev gennemgået af Michael Harboe.

Fællesbidrag i henhold til det vedtagne budget bliver herefter i perioden 1. juni 2018 til 31. maj 2019:

Fordelingstal 0,54 kr. 1.716 pr. måned pr. lejlighed
Fordelingstal 0,58 kr. 1.858 pr. måned pr. lejlighed
Fordelingstal 0,65 kr. 2.075 pr. måned pr. lejlighed

Varmebidrag i henhold til det vedtagne budget bliver herefter i perioden 1. juni 2018 til 31. maj 2019:

Fordelingstal 0,54 kr. 408 pr. måned pr. lejlighed
Fordelingstal 0,58 kr. 441 pr. måned pr. lejlighed
Fordelingstal 0,65 kr. 493 pr. måned pr. lejlighed

I alt varme- og fællesbidrag pr. måned fra 1. juni 2017

131 0,54 Kr. 2.124,00
40 0,5846 Kr. 2.299,00
8 0,6529 Kr. 2.568,00

 

 Ad pkt. 4B

Der var indkommet er forslag fra Jørgen Schiønning, der udsendt sammen med indkaldelsen.

Jørgen Schiønning motiverede sit forslag med, at han var glad for at bestyrelsen fulgte vedtægterne og udsendte de punkter han havde efterlyst sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. Forslagsstilleren var utilfreds med, at henvendelser til administrator ikke blev besvaret. Herudover ønskede forslagsstilleren at administrationen kom i udbud.

Bestyrelsen og administrator redegjorde for, at bestyrelsen altid følger vedtægterne, at dagsordenen for generalforsamlingen er vedtægtsbestemt, ligesom at revisionspåtegnet årsregnskab, og budget m.v. skal udsendes sammen med dagsordenen mindst 8 dage før generalforsamlingen. Med hensyn til ønsket om ny administrator er det bestyrelsen der ansætter og afskediger en administrator jævnfør vedtægternes § 10.

Endelig blev der redegjort for, at administrator refererer til bestyrelsen og ejerforeningens medlemmer skal rette henvendelse til bestyrelsen, der inddrager administrator, hvis den finder det nødvendigt.

 

Ad pkt. 5. Valg af bestyrelse samt suppleanter.

På valg var 3 bestyrelsesmedlemmer for en periode af 2 år, Niels Fernstrøm, Inger Lindskrone og Jørgen Beck-Bang, der alle ønskede genvalg.

Alle tre blev genvalgt med akklamation.

Der skulle vælges en suppleant for 2 år, der indtræder ved vakance i bestyrelsen for de bestyrelsesmedlemmer for hvis periode de er valgt.

Flemming Kirsby genopstillede. Flemming Puggård, 28, 1., th. opstillede ligeledes til posten som suppleant til bestyrelsen.

Flemming Kirsby blev genvalgt med 49 stemmer mod 35 stemmer til Flemming Puggård. Der blev afgivet 5 blanke/ugyldige stemmer.

 

Ad 6. Valg af revisor.

Bestyrelsen indstillede godkendt revisor Michael Harboe, Harboe Consult ApS, Grønningen 17, st., København K, som Ejerforeningens revisor, der blev genvalgt.

 

Ad pkt. 7. Nyt fra altanudvalget

Niels Fernstrøm redegjorde for udviklingen i altanprojektet, og de problemstillinger der har været indtil nu, ligesom resultatopgørelse for altanprojektet, der var udsendt med dagsordenen blev gennemgået.

Der blev spurgt ind til

Altangulvenes beskaffenhed – der må ikke gives olie til træet på altanerne, før Windoor A/S har olieret al træværk og afleveret det mangelfrit.

Haveanlæggets beskaffenhed efter opsætning af altaner – Det blev oplyst at Windoor A/S skal reetablere græsplænerne og at der er tilbageholdt kr. 125.000,00 i entreprise-summen til genopretningen af de grønne arealer.

Hvad udgiften til byggestyring dækkede over – Bestyrelsen redegjorde for at Niels Fernstrøm og Erik Stensgaard, hver havde modtaget et byggestyringshonorar på kr. 125.000,00 for at have forestået hele byggestyringen med deltagelse i byggemøder, bygherre tilsyn med byggeriet, udarbejdelse af fejl- og mangelslister med meget mere.

Ligeledes blev der redegjort for, at hvervene som medlemmer af altanudvalget og det arbejde der var udført i forbindelse hermed, var ulønnet, og ikke kunne og ikke skulle forveksles eller sammenlignes med opgaven med byggestyring for ejerforeningen og de nye altanejere.

Det blev oplyst at der var tilkendegivelser fra 9 ejere om eventuel opsætning af nye altaner, tidligst i 2019. De ejere der ikke har altan, men kunne være interesseret i at få en altan, blev opfordret til at kontakte

Leeward Holding A/S eller Søren Hyldgaard på enten tlf.: 72 68 10 79 eller på e-mail: leewardholding@hotmail.com der tilkendegav at ville stå for koordinering af et eventuelt nyt altanprojekt, der i givet fald skal have såvel bestyrelsens/Foreningens som kommunens bygge tilladelser.

 

Ad 8. Eventuelt.

Under punktet blev der spurgt til nye indgangsdøre til lejlighederne, haveindretning, ny legeplads, udskiftning og renoveringsplan for faldstammer og rør i kælderen, restlevetid for tagene på ejendommene og at parkeringspladserne trænger til nyt asfalt.

Formanden og bestyrelsen drøftede punkterne med generalforsamlingen og lovede, at de ville arbejde ud fra princippet om helhedsløsninger på alle spørgsmål.

Herefter takkede dirigenten for god ro og orden under generalforsamlingen, og ønskede de fremmødte en fortsat god aften.

 

Birkerød, den 8. april 2018

Poul Bach
Dirigent og referent